Presupuesto Abierto - Cambrils

Sin lugar a dudas, uno de los proyectos que mayor interés despertó en el Workshop de Business Intelligence en la Administración Local fue el que presentó el Ayuntamiento de Cambrils sobre Seguimiento presupuestario en Abierto.



El proyecto, disponible para todos los ciudadanos en el portal de transparencia de la web de Cambrils permite hacer un seguimiento prácticamente en tiempo real del estado de las diferentes partidas presupuestarias tanto de Ingresos como Gastos.

Los datos se actualizan cada día y el ciudadano puede consultar el estado de cada una de las partidas en el mes que elija.


La información está disponible a varios niveles de detalle y se ha hecho un esfuerzo para evitar términos técnicos sustituyendo, por ejemplo, Clasificación Económica por Cómo se gasta o Clasificación funcional por En qué se gasta.



Contratos Menores y Gastos

Dentro del mismo proyecto también se ha puesto a disposición del ciudadano la información relativa a contratos menores y Pagos a proveedores.

En este sentido, el ciudadano tiene la posibilidad de analizar los pagos por temas hasta llegar a los proveedores, o empezar consultar información por proveedor y llegar a los temas por los que se le contrata.




Beneficios

Con el proyecto de Presupuesto Abierto, se ha querido ir más allá de lo estrictamente requerido por la Ley de Transparencia, tanto desde el punto de vista de la información que presenta (datos de ejecución en cada una de las fases y no sólo de presupuesto), como desde el punto de vista de la frecuencia (se muestran los datos del cierre del día anterior) y sobre todo de la accesibilidad (datos dinámicos que el ciudadano puede filtrar y profundizar libremente en lugar de ficheros en formato PDF estático).



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Elecciones en Abierto

El segundo proyecto presentado por el Ajuntament del Prat en el Workshop de Business Intelligence en la Administración Local fue el proyecto de Elecciones en Abierto (Elecciones Locales 2015).

Este proyecto ha sido el primero en poner a disposición del ciudadano información interna en tiempo real y consiste básicamente en mostrar la evolución de los resultados electorales de las diferentes convocatorias conforme se van conociendo los resultados de cada una de las mesas.



El proyecto está basado en el sistema de gestión de elecciones ELECTOR y muestra información de votos y participación por partido para cada Distrito, Sección y Mesa, así como el cálculo del número de Concejales a partir de la aplicación de la ley de Hondt.

Isabel Escorza comentó que para la aplicación de la ley de Hondt se utilizó las características de Business Intelligence In-Memory de Atlas SBI, en concreto la capacidad de ejecutar Scripts en C# sobre un conjunto de datos.

Beneficios

Además de poner a disposición del ciudadano y del resto de grupos municipales información de primera mano en tiempo real, con posibilidad de filtrar y analizar según las necesidades, el principal beneficio de los dashboards de elecciones ha sido el ahorro de tiempo y recursos.

Tradicionalmente, después de las elecciones se elaboraba un informe PDF de más de 150 páginas con todos los resultados de Distritos, Secciones y Mesas. Este PDF ha sido sustituido por el análisis dinámico en tiempo real, ahorrando papel y tiempo en el desarrollo.



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Cuadro de Mando Policia Local

Continuando con la serie de artículos relativos a la implantación de Business intelligence en la Administración Local, comentaremos creación de un Cuadro de mando de Policía Local en el Ayuntamiento de Barberà del Vallès presentado por Francisco José Gil.



El cuadro de mando de la policía local surge, inicialmente, para dar una solución ágil a las necesidades de información de la reunión periódica trimestral de la Junta de Seguridad, evolucionando posteriormente a hacia una herramienta de análisis de información de la propia policía local, y a ofrecer datos a otras áreas o secciones del Ayuntamiento para responder a sus consultas periódicas.

El proyecto

Actualmente incluye información para la Junta de Seguridad y de Tránsito (Denuncias y retirada de vehículos), y está en desarrollo la parte de Accidentes y Robos.

El proyecto nace de la necesidad expresada por la propia Policía Local y después de analizar los requisitos de información se preparó un Cuadro de Mando "Borrador" sobre el que se realizaron las modificaciones finales.



Para la creación del cuadro de mando no ha sido necesario realizar ningún tipo de Datamart previo, accediendo directamente a la base de datos de EuroCop en Oracle, "lo que ha permitido desarrollarlo en un tiempo récord y con una gran flexibilidad".

Beneficios

El primer beneficio que ha aportado es el ahorro de tiempo puesto que el informe de la junta de Seguridad había que generarlo cada trimestre lo que suponía la dedicación de una persona durante un par de semanas cada vez y ahora está siempre actualizado y se puede consultar en cualquier momento.

En este sentido, también ha supuesto un ahorro de tiempo el atender a las necesidades de información de otros departamentos. Al tener toda la información permanentemente actualizada, para responder a las preguntas, sólo hay que mirar el informe concreto que, en algunos casos, se pone a disposición del departamento solicitante para que pueda consultarlo cuando lo requiera.

El segundo gran beneficio es el cambio de enfoque en las tareas administrativas, de manera que, a raíz de éste proyecto, todo el esfuerzo se centra en mantener EuroCop al día y con datos fiables, ya que son los propios agentes los que se dan cuenta de la necesidad de que el dato introducido sea correcto para que cuando consultan la información los informes sean válidos.



Francisco José Gil comentó que "también ha cambiado la forma de trabajar de la propia Junta de Seguridad" que han pasado de comentar los diferentes aspectos sobre informes en papel, a disponer de un Dashboard on-line donde enfocan los puntos claves (aquello que ha variado respecto del trimestre anterior) y desde allí mismo, entran al informe concreto que les permite ver la información que quieren analizar.


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Cuadros de mando de Servicios Sociales

La tercera ponencia del Workshop de Business Intelligence en la Administración Local estuvo a cargo de Isabel Escorza del Ajuntament del Prat que comenzó haciendo un repaso a los diferentes proyectos que han abordado.



En este sentido destacó que, para uso interno, ya se han hecho Dashboards para Actividades de verano, Actividades culturales y Consulta de donaciones, además del cuadro de Servicios Sociales, mientras que en abierto para el ciudadano, se han realizado los Dashboards de Elecciones en tiempo real, Mociones y Transparencia de Contratación Pública.

Proyecto de Servicios Sociales

El sistema de expedientes de Servicios Sociales del Ajuntament del Prat está desarrollado sobre AUPAC del Grupo Meana y, en una primera fase, da soporte a la definición de Familia, los servicios recibidos por cada uno de los miembros, ayudas económicas recibidas, intervenciones, diagnósticos y documentación.

Se hizo énfasis en que todo el reporting de la aplicación se ha realizado directamente con Atlas SBI por la facilidad de diseño y las posibilidades de filtrado, análisis descendente y dinamismo que ofrece al usuario.



Además del reporting tradicional actualizado y dinámico, se han definido una serie de Dashboards que permiten tener una visión sintética y completa de la situación de: Expedientes, Servicios realizados sobre los expedientes, Registro y Apoyos económicos.



Los principales indicadores definidos han sido:
  • Número de personas, 
  • Número de personas únicas atendidas.
  • Número de servicios
  • Número de expedientes abiertos
Todos los Dashboards y Tablas dinámicas creadas permiten el análisis descendente o Drill-down, de forma que desde cualquier gráfico o tablas se puede ver qué información está agregando, llegando hasta el detalle necesario del expediente, miembro de la familia o servicio.



Beneficios

Uno de los principales beneficios ha sido poder proporcionar al usuario capacidad de análisis para identificar si se está siendo eficiente, en el sentido de poder maximizar los recursos para poder ayudar a quien más lo necesita.

Otro beneficio inesperado ha sido el poder romper paradigmas pre-establecidos. El análisis de datos reales ha permitido reflejar situaciones que en un principio parecían diferentes, lo cual ha permitido explicar mejor qué se está haciendo y enfocar mejor los esfuerzos.

Además de estos beneficios, la rápida implantación de los Documentos analíticos a supuesto un ahorro de tiempo tanto en el desarrollo de informes como en el cálculo de los indicadores, permitiendo al usuario enfocarse más en la gestión.


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360º Ciudadano

La primera de las ponencias que presentó el Ajuntament de Cambrils en la jornada de Business intelligence en la Administración Local fue el 360º del Ciudadano. Pep Budi empezó su exposición comentando experiencias anteriores en la implantación de Business Intelligence basada en un modelo de cubos de difícil actualización muy orientado a reporting y sin indicadores estratégicos que no resultaron satisfactorias.



Con la adopción de Atlas SBI y la facilidad que supone la creación, adaptación de los diferentes cuadros de mando con información proveniente de diferentes sistemas, se plantean un proyecto integrador que relacione la estrategia, la producción y los presupuestos.

360º Ciudadano

Como en la mayoría de administraciones locales, el sistema de información se compone de una serie de sistemas distribuidos para cada uno de los elementos de la gestión municipal.

En este sentido, Cambrils cuenta con Genesys5 para la gestión contable, expedientes, recaudación y Nucleo, una serie de desarrollos propios agrupados en un entorno llamado Census y dos aplicaciones especializadas para nómina y policía, además de los inevitables Access y Excels que generan los usuarios.

Tomando como inspiración el 360º del cliente que incluye Atlas SBI,  el departamento de informática del Ajuntament de Cambrils se plantea proporcionar un lugar único de consulta que integre toda la información dispersa sobre un ciudadano y que facilite la atención del propio ciudadano cuando solicita algún servicio al ayuntamiento.

A partir de una primera búsqueda mediante varios campos de filtro como el nif, nombre, etc., el documento muestra un perfil resumido del ciudadano y mediante pestañas proporciona información de los diferentes sistemas distriuidos:
  • Datos de contacto
  • Domicilio
  • Familia
  • Representación
  • Registro
  • Expedientes
  • Tributos
  • Recaudación
  • Contabilidad
  • Otros servicios



Beneficios

Uno de los principales beneficios ha sido la mejora en la atención al ciudadano evitando llamadas internas para consultar determinados temas en el momento de la atención. La persona que lo atiende puede consultar los diferentes aspectos sin necesidad de llamar a otros departamentos ni entrar y salir de diferentes aplicaciones con sus respectivos menús para acceder a la información.

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Indicadores de Adm. Electrònica

Dentro del marco de la compartición de experiencias en la implantación de proyectos de Business Intelligence en la Administración Local, Manuel González del Ajuntament de Sant Feliu de Llobr. explicó la experiencia en la implantación de cuadro de indicadores de Administración electrónica.



Implantación

El Ajuntament Sant Feliu planteó el Business Intelligence a partir de la necesidad de tomar el pulso a lo que está sucediendo tanto en el ámbito interno (Organización) como en el externo (Ciudad).

En este sentido la estrategia de implantación consistió en realizar diversos Documentos Analíticos (en algunos casos Dashboards, en otros cuadros de mando o tablas dinámicas) en las siguientes áreas:

Interna
  • Administración electrónica
  • Presupuestos
  • RRHH
  • TIC
  • OAC (Oficina Atención al Ciudadano)
Externa
  • Soluciones de mobilidad
  • Policía Local
  • Quejas y sugerencias



Los requerimientos para la selección de la plataforma fueron:
  • Facilidad para analizar la información -> Facilidad para la toma de decisiones
  • Capacidad de análisis descendente (drill-down)
  • Información en tiempo real
  • Herramienta única que incluyera: Informes operativos, Análisis OLAP (tablas dinámicas), Dashboards y Cuadros de Mando Estratégicos.
La metodología de implantación elegida fue la realización de un prototipo básico a partir del análisis de las métricas, dimensiones e indicadores básicos, que permitieron realizar un análisis de los datos que realmente aportan valor y que una vez decididos por el responsable de servicio se completaron con informes operativos y algunas mejoras o requerimientos.

Indicadores de Administración Electrónica

Sobre el proyecto concreto de Indicadores de Administración Electrónica, se ha desarrollado una estructura base que permite la definición de indicadores y el almacenamiento de sus valores a lo largo del tiempo y se ha llegado a un acuerdo con diferentes proveedores de aplicaciones para que sean las propias aplicaciones las que alimenten dicha estructura.

Esta estrategia ha permitido tener un repositorio único de indicadores que facilita el análisis y la centralización de esfuerzos, pero también el ahorro en la realización de costosos procedimientos de carga pues las principales aplicaciones de gestión son las encargadas de introducir los valores de los indicadores.

Por supuesto, al tener una estructura de datos independiente de los proveedores es un modelo totalmente exportable a cualquier otra organización que puede aprovechar todos los informes e incluso determinados procesos de carga de datos, pudiendo implantar este BI en un tiempo récord.



Otros proyectos de Business Intelligence

Como hemos comentado anteriormente, el Ajuntament de Sant Feliu ya ha implementado proyectos de business intelligence en las siguientes áreas:
  • Incidencias de soporte informático 
  • Novedades de la Policia Local
  • Ejecución del presupuesto
  • Oficina Atención al Ciudadano
  • Quejas y sugerencias
  • Recursos Humanos
  • Estadísticas Web
  • Servicios de voz corporativo
  • Administración electrónica
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Business Intelligence en la Administración Local


El pasado 17 de Mayo tuvo lugar en el Tecnocampus de Mataró el primer Workshop de BI en la Administración local.

Esta jornada surgida a iniciativa de Xavier Plaza de PG Conocimiento, fue secundada de forma casi inmediata por todos y cada uno de los responsables de Informática que a lo largo de estos años han desarrollado proyectos de BI con éxito en sus respectivos ayuntamientos.



Hay que agradecer la buena disposición de los ponentes en presentar proyectos tan diversos como interesantes en temas de transparencia, igualdad de género, Servicios sociales, elecciones, OAC, etc., con la idea de ponerlos a disposición y compartirlos con otros ayuntamientos.

En la era de la digitalización, la economía del conocimiento se caracteriza por ser un recurso ilimitado que cuanto más se comparte más riqueza genera.

En este contexto, las administraciones públicas tienen una oportunidad porque al no existir competencia entre ellas, pueden y éste es un ejemplo, desarrollar este tipo de economías que redundan en beneficio de todos.

Beneficios que ha supuesto la implantación del BI

Algunos de los comentarios que surgieron fueron, la facilidad de Atlas SBI para crear todo tipo de informes y el tiempo que se ahorran: "me gustaría enfatizar en lo fácil que es trabajar con esta herramienta y aprovechar cosas que ya teníamos" (Martí Franco del Ayuntamiento de Esplugues)

Destacaron la facilidad de funcionamiento de Atlas SBI para crear informes de manera que las personas quedan liberadas de la tarea engorrosa y tediosa de elaborar informes para dedicarse a analizar y a aplicar mejoras, todo en mucho menos tiempo.

Ahorro de tiempo

"La policía local tardaba tres semanas en montar el PowerPoint para la Junta de Seguridad, ahora el día de la reunión se presenta una síntesis que comentan y se profundiza en aquellos aspectos que les llama la atención o les interesa".

Enfoque en la mejora de la calidad del dato
"Si los usuarios no pueden ver la información, cuesta que pongan los datos, de esta manera, ponerlos está justificado"

Difusión

"Ahora todo el mundo quiere un BI" (Isabel Escorza, Ayuntamiento del Prat)

"La gente pedía entrar en la contabilidad con el riesgo de que pudieran tocar lo que no debían, ahora pueden hacerlo sin riesgo"

Toma de decisiones

"Nos ha facilitado ver el estado del gasto del ayuntamiento"

En la OAC "nos ha permitido saber las puntas de trabajo para dimensionar mejor los recursos y distribuir las vacaciones en función de las necesidades de la demanda"

"Nos ha permitido saber en qué punto de validación está una factura y saber qué se está validando en cada momento"

"La comunicación interna se hace electrónicamente y se visualizan los comunicados".

En servicios sociales "podemos saber cuantas personas se han atendido en un mes concreto, en qué temas, discriminar por unidad familiar y por persona; los expedientes que se cierran, los que se eternizan; ya no tenemos listados. Gestionar los pagos de los suministros, los pagados, pendientes, los justificados, etc, cosa que antes era un lío..."

"El gestor de mociones incluye la documentación y podemos saber en qué punto se encuentran"

Gran acogida de todas las ponencias



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