Atlas SBI y la Gestión del conocimiento

Atlas SBI y la Gestión del conocimiento

Conceptos previos

¿Qué es la economía del conocimiento?

La economía del conocimiento es aquella que basa su desarrollo y crecimiento en el conocimiento como recurso o mercancía para obtener beneficios económicos. La economía del conocimiento es el resultado de la confluencia de tres factores: la globalización, la revolución digital y de un nuevo tipo de demanda.

La globalización es la capacidad de producción, distribución, intercambio y consumo mundial en tiempo real como consecuencia del uso intensivo y extendido de las Tecnologías de la Información y la Comunicación.

¿Qué es la digitalización?

La digitalización es la representación codificada de una señal mediante ceros y unos o, dicho de otro modo, en código binario. Consiste en convertir una información no digital en digital mediante el uso de dispositivos o sistemas informáticos tales como ordenadores, escáneres, cámaras digitales, etc.

Se habla de revolución digital, porque las TIC, en relativamente poco tiempo, han cambiado sustancialmente la forma de hacer las cosas, tanto desde el punto de vista económico como social.

Y por último, el nuevo tipo de demanda se debe a un cambio en los patrones del consumo de manera que, en la medida que aumenta el nivel de renta de las economías desarrolladas, también aumenta la demanda de mercancías basadas en el conocimiento, y por lo tanto, la oferta de este tipo de productos, además de la aplicación del conocimiento a la producción de bienes y servicios.

Por otro lado, el incremento en la inversión en TIC no sólo repercute directamente en el incremento de la productividad sino también en la eficiencia del sistema económico. EEUU es un ejemplo de cómo se han expandido aquellos sectores que estaban directamente relacionados con el conocimiento (Google, Apple, Facebook,...)

Características del conocimiento como mercancía

El conocimiento como mercancía es susceptible de ser digitalizado, mediante ese proceso, se transforma de conocimiento implícito a explicito, o dicho de otro modo, se puede reproducir fácil e ilimitadamente.

El recurso conocimiento es un intangible, pero no es por ello menos valioso. Generalmente, los intangibles son más difíciles de imitar y suponen además de una mayor barrera de entrada a posibles competidores, y además son aquellos que pueden aportar mejores ventajas competitivas en las empresas.

En las empresas y organizaciones los intangibles pueden ser de varios tipos: humanos, tecnológicos y organizativos, algún ejemplo seria, el conocimiento de las personas, los conocimientos técnicos y las patentes, respectivamente.

Otra característica del conocimiento como recurso es, que es caro de producir y barato de reproducir, es decir, que tiene unos costes fijos elevados y costes marginales bajos.

La nueva economía

La base de la economía capitalista se caracteriza por que los recursos son limitados y escasos, sin embargo, en la nueva economía, el recurso conocimiento no sólo es inagotable sino que se puede transmitir en tiempo real.

De ahí la importancia de desarrollar políticas de generación de conocimiento para el fomento de la innovación, políticas de difusión del conocimiento, es decir, para que éste se traslade a la actividad económica y por último, de distribución de la riqueza generada por este conocimiento incorporado a la actividad económica.

La Gestión del conocimiento

Se entiende por gestión del conocimiento todo aquello que tiene que ver con su creación, clasificación, desarrollo, análisis, difusión, uso y aplicaciones dentro de las organizaciones.

Las herramientas tecnológicas para la gestión del conocimiento propiamente dichas son, por un lado, los gestores de contenidos y por otro, los sistemas de Business Intelligence que pueden estar integrados en Portales corporativos o en Intranets.

Atlas SBI y la Gestión del conocimiento

 

Atlas SBI es una plataforma de Business Intelligence que, básicamente, extrae datos de diversos orígenes para la creación de conocimiento, presentando la información en un único punto, de forma sintética y estructurada de manera que "explique" aquello que interese saber de forma fácil y rápida, además de automatizada para tomar decisiones basadas en hechos reales.

Atlas SBI es una plataforma independiente que extrae datos de cualquier sistema de Base de Datos: CRM (Gestión de clientes); ERP (Gestión de Procesos); SCH (Gestión de la Cadena de Suministro); HRM (Gestión de Recursos Humanos).

Atlas SBI es especialmente útil en la difusión del conocimiento en las organizaciones por diversos motivos:

• Alta disponibilidad: las 24 horas, los 7 días de la semana, en cualquier lugar y a través de cualquier dispositivo móvil.
• Fiable, la presentación de los datos es automática, como no existe manipulación de los datos en el proceso, no contiene errores.
• La información llega a los destinatarios siempre actualizada y adhoc es decir, filtrando para cada destinatario aquella que le concierne.
• Focaliza en aquello que es importante en un único punto y al mismo tiempo pudiendo profundizar hasta el origen del dato.
• Toda la organización sabe continuamente el estado de aquello que le interesa, por lo que indirectamente, se convierte en una potente herramienta de comunicación.

Las empresas y organizaciones necesitan hoy más que nunca soluciones de movilidad donde los límites de tiempo y lugar son cada vez más difusos y dónde la información se necesita tener siempre actualizada y disponible.

Atlas SBI y la economía del conocimiento

Como hemos visto anteriormente, los recursos del conocimiento se caracterizan porque son caros de producir y baratos de reproducir.

Los sistemas de BI (Business Intelligence) se caracterizan tradicionalmente por que las implantaciones suelen ser largas y consecuentemente costosas. La explicación se haya en que los sistemas de BI, ya de por sí bastante complejos, se suma la diversidad y complejidad de los sistemas a los que puede llegar a interrogar, todo ello, haciendo un alarde de simplificación. Por otro lado, la información que se quiere presentar es fruto (o debería serlo) de una reflexión profunda de aquello que interesa saber y que puede ser de tipo estratégico, operativo, departamental, etc.

En cambio, las implantaciones con Atlas SBI son bastante más rápidas, eficientes y productivas de lo habitual en estos sistemas y la información se presenta en los llamados Documentos Analíticos.

Estos Documentos Analíticos (DA) se caracterizan porque se pueden importar y exportar, esto significa que se pueden difundir y reproducir fácilmente. Dicho de otro modo, su elaboración inicial es fruto y consecuencia de sintetizar conocimiento muy valioso y cuya extracción puede ser relativamente costosa, si embargo, una vez se ha producido el DA éste se puede reproducir tantas veces como se quiera.

Cualquier colectivo o sector puede crear un repositorio común de DA para ponerlos a disposición de toda la comunidad, de este modo, la generación, difusión del conocimiento y distribución de la riqueza generada revierten en forma de beneficios económicos en el colectivo en particular y la sociedad en general.

Esta característica adquiere un especial sentido en las administraciones públicas donde no existe competencia y donde más que en ningún otro sector se persigue el bien común. Estas son el mejor "caldo de cultivo" donde poner en práctica la difusión del conocimiento y la generación de riqueza que se obtiene en forma de eficacia y eficiencia de los recursos que gestionan para un mejor aprovechamiento de los mismos.

Cómo puede incrementar ventas la Pyme

Cómo puede incrementar ventas la Pyme

Objetivo: vender más

En la empresa privada se persigue un objetivo que siempre es común en todas ellas y es, incrementar ventas, sin embargo el cómo, puede no estar tan claro.

Partamos de la base de que los milagros no existen, y por eso mismo, las ventas no mejoran por arte de magia sino llevando a cabo actuaciones concretas.

Ahora la cuestión es saber qué actuaciones pueden ser las adecuadas y las más eficaces. Para ello empezaremos analizando el siguiente proceso de venta:La importancia de medir

Sólo si disponemos de las herramientas adecuadas que nos permitan medir de forma cuantitativa y fiable el avance en la consecución de los objetivos asociados a cada uno de los subprocesos: contacto, visita, venta, podremos analizar, actuar y mejorar.
Para ilustrarnos, utilizaremos un dashboard realizado con la solución de Business Intelligence Atlas SBI.

Los contactos

A continuación tenemos un ejemplo de dashboard para el seguimiento del proceso de venta en el que se analiza evolución del volumen de contactos que se han generado durante un periodo de tiempo, el origen de éstos según el medio publicitario y, en el velocímetro, la conversión del total de contactos en visitas comerciales que, en este caso, es del 53%

A partir del análisis de la información podemos saber que la publicidad en Internet es la que más contactos nos proporciona y, a partir de aquí, entrar a valorar qué campañas han sido más rentables; una posible actuación podría ser aumentar la inversión en éste medio y eliminar aquellos que sean poco efectivos o nulos. De este modo maximizaremos nuestro presupuesto en publicidad.

Las visitas

En la siguiente imagen vemos la evolución del número de visitas realizadas a lo largo de un periodo de tiempo, el origen de éstas según el medio utilizado y finalmente, la conversión en ventas del total de los contactos que es, en este caso, del 10%.

El análisis en este punto del proceso de venta nos indica que la fecha de mayor volumen de visitas es diciembre, setiembre y abril, esto nos llevaría a indagar el por qué y si está relacionado con algún hecho concreto, algún evento, feria, etc. Por otro lado, se confirma que la mayoría de las visitas realizadas tienen su origen en contactos procedentes de Internet.

Una posible actuación podría ser, ajustar los recursos materiales y humanos a las fechas de mayor actividad comercial, identificar aquellos vendedores con más éxito en concertar visitas y trasladar su know-how a los procedimientos y procesos de venta.

Otra posibilidad podría ser, mejorar la calidad de las visitas realizadas, es decir, que disminuyendo el número de éstas, aumenten las ventas, y una actuación posible, facilitar de antemano toda la información posible mediante visitas virtuales en Internet al potencial cliente y de esta forma, facilitar que pueda llegar a la última fase de la venta con una decisión más madura.

Las ventas

En la siguiente imagen podemos observar el análisis periódico del volumen de ventas a lo largo del mismo periodo, el origen de éstas según el medio utilizado y el ratio de conversión de ventas respecto del total de visitas realizadas que es en este caso, del 19%. Es decir que necesitamos 19 visitas de promedio para cerrar una venta.


A partir del análisis de los datos sabemos que los meses de más ventas coinciden con los siguientes a los meses de más visitas. En este punto, una actuación sería interesante implantar un sistema de retribución por objetivos de forma individual y colectiva entre todas las personas implicadas en el proceso de venta. Este sistema debería poder cuantificar de forma objetiva, fiable y justa lo cual redundará en un aumento la motivación y un buen clima laboral.

La síntesis del proceso

En la última imagen tenemos un resumen de la evolución de los ratios de conversión a lo largo del periodo analizado, lead/visita y lead/venta, donde lead es sinónimo de contacto.


Siguiendo la evolución podremos aplicar medidas correctoras rápidamente para conseguir los objetivos de venta. En el embudo final del dashboard vemos que los ratios de conversión lead/visita/venta son de 100/57 y 11 que corresponden al porcentaje de conversión en cada una de las fases. Es decir, que 100 contactos nos proporcionan 57 visitas de las cuales 11 acaban en ventas.

Conclusiones

Por lo tanto y a partir del análisis de la información, podemos saber en todo momento cual seria el nivel de actividad óptimo en cada fase del proceso para incrementar o mantener un nivel óptimo deventas y decidir en consecuencia qué actuaciones conviene, cambiar, reforzar, mantener o quitar para conseguir los objetivos deseados.

También hemos podido ahorrar en la partida de publicidad manteniendo o aumentando el número de contactos obtenidos eligiendo los medios más efectivos.

Hemos podido mejorar la calidad de las visitas de manera que sean más eficientes porque el cliente llega al final del proceso más informado lo cual redunda en un ahorro de tiempo del personal de ventas y se han aplicado mejoras en los procesos de manera que todos los implicados contribuyen con su experiencia a la mejora de los resultados, incentivando el trabajo en equipo mediante la retribución de incentivos de grupo e individuales.

Y, además, la retribución de los objetivos de venta la podremos hacer de manera objetiva, justa y medible para mantener motivados los equipos de venta de forma individual y colectiva

La mejora continua

Las iniciativas y actuaciones deberían ir cambiando en la medida que se alcanzan los objetivos de mejora y para hacer hincapié en otros aspectos del proceso de venta y ver cómo afectan a los resultados en todo momento, y de este modo, aplicar las medidas correctoras en cada momento y circunstancia lo antes posible, en éste sentido, el factor tiempo afecta a la cuenta de resultados. De ahí la importancia de disponer de un sistema que automatice el seguimiento de los indicadores.

Errores de las pymes al adoptar las TIC

Errores de las pymes al adoptar las TIC

Meritxell Viñas ha publicado en su blog TotemGuard un interesante artículo sobre los errores que comenten los centros educativos al adoptar las TIC, aunque está totalmente orientado al sector de la educación, creo que es extrapolable al de las pequeñas y medianas empresas.

El problema en las pymes, no viene por la fiablidad de la tecnología pues generalmente se compra tecnología suficientemente probada. Tampoco por la adopción indiscriminada de tecnología para cualquier proceso. Al contrario, las empresas ven la tecnología como un gasto por lo que no se lanzan a adoptarla en cualquier momento o para cualquier problema.

Algunos errores de las Pymes

1. Ignorar que el uso de la tecnología requiere un cambio de forma de hacer las cosas.

En muchas empresas pequeñas cuando se plantea la adopción de una nueva tecnología se hace pensando en hacer lo mismo que se está haciendo pero con otra herramienta.

Os podrá parecer raro, pero conozco empresas que las cartas se hacen en Word una a una sin utilizar "combinar correspondencia" y alguna, incluso se ha sorprendido de que se pueda poner una fórmula que sume dos celdas de Excel.

Sin duda son ejemplos extremos, pero los hay más habituales de lo que pueda parecer, como las empresas que tienen un sofware de gestión de tesorería y van cada día al banco a mirar las cuentas y enviar los recibos o las que implantan un sistema de reporting dinámico pero quieren el papel de toda la vida.

El hecho es que quizás por desconocimiento, quizás por aquello de "que siempre lo hemos hecho así y nos ha funcionado" el caso es que la tecnología por la cual se ha hecho una inversión no se llega a aprovechar totalmente o, peor aún, se pierde tiempo haciendo las cosas de una forma contraria a la esperada.

Consejo:
No tener miedo al cambio, sobre todo, no tener miedo a los pequeños cambios que nos pueden ahorrar mucho tiempo y dinero o abrirnos nuevas expectativas. No se trata de cambiar la filosofía de nuestro producto.


2. No tener en cuenta las necesidades de formación de base al implantar una tecnología

Cualquier aplicación, cualquier tecnología necesita una adaptación por parte del usuario, y por lo tanto un proceso de capacitación.

Tenemos claro que cuando se instala una aplicación o un nuevo aparato los usuarios se han de formar, pero la formación actual pasa por una enumeración de las características y las formas concretas de realizar determinadas tareas, olvidando aspectos como la filosofía del producto (el porque es así, o para que se puede utilizar), sus fortalezas y sus debilidades.

Me explico con un ejemplo de un caso real. Un mensaje del tipo "aquí va la presentación de ventas ¿Que os parece?" a 20 personas con un ppt de 100Mb son 2Gb en el servidor, si la mitad responden un "me parece bien" con historia y anexos a todos, la conversación completa pasa a ocupar 22Gb en el servidor.

Es cierto que hoy en día los discos son baratos, pero detrás de este hecho no sólo está el espacio que ocupa en disco, esto afectará también al tiempo y espacio de las copias de seguridad, a la lentitud de internet, ....

Está claro que cuando apareció el correo interno en las empresas, a todo el mundo se le formó en como leer y responder correo. Pero son excepcionales las empresas que explicaron el uso correcto del "responder con historia".

Este ejemplo se repite en la compra de impresoras multifunción, sistemas de acceso a internet, etc.

 
3. Adopción del software libre pensando que es una opción sin coste alguno.

Este apartado da para uno o dos artículos por si mismo, y sin duda es muy controvertido por que despierta opiniones apasionadas más propias de la defensa de ideología que de la mera utilización de una tecnología.

Vaya por delante que hay aplicaciones fantásticas en software libre, pero eso no significa, ni que todas lo sean ni que no tengan costes.

Coincido totalmente con la visión de Meritxell

"Mi perspectiva profesional de los últimos años es que las razones por las que se adopta el software libre están llenas de buenas intenciones, especialmente en términos de flexibilidad y costes económicos. Pero en la realidad, lo gratuito tiene también un coste oculto, que en ocasiones es superior al software comercial."

Entre los costes ocultos están la dificultad de uso, la dificultad para encontrar soporte, la complejidad de las instalaciones, los conocimientos técnicos necesarios para la puesta en marcha, mayores costes de mantenimiento, dificultades en la compatibilidad con otros productos, etc.

Eso sin contar que o bien está desarrollado por un grupo de amigos en sus ratos libres -en muchos casos con más voluntad que conocimientos- con el consiguiente peligro de que la comunidad se separe (ver historia de mambo-joombla), o forman parte del catálogo de productos de una empresa que, además del libre, vende una versión de pago superior, por lo que estamos utilizando una versión "de segunda" a la que tendremos que suplir las carencias con horas de informático o tiempo de nuestro equipo, es decir, dinero.

Consejo:
Estudiar con rigor los costes de implantación, soporte y mantenimiento posterior (coste total de la propiedad).

Probar el software de forma gratuita antes de implantarlo completamente (la mayoría de las aplicaciones comerciales se pueden probar), validando todas las tareas habituales.


4. No saber elegir el tipo de informático que se necesita

De la misma manera que a nadie se le ocurriría ir a un oculista por un problema digestivo, no podemos pensar que todos los informáticos saben lo mismo. De la misma manera que no es lo mismo un enfermero, que un médico, que un cirujano, en informática también hay niveles de especialización y conocimiento.


Sin embargo, en la mayoría de empresas "el informático" (sobre todo si está en plantilla, pero también si es una empresa de servicios) ha de servir para todo, y se espera que haga tanto de bombero, como que programe, o sepa seleccionar e implantar un ERP.

Y como eso no existe, se llega a la conclusión de que los informáticos son "especiales", no hay quien los entienda, o sólo piensan en tecnología, en función del que hayamos conocido.

Consejo:
Tener un responsable de informática (aunque sea a tiempo parcial) que haga de intermediario entre las necesidades del negocio y la solución tecnológica y que se encargue de encontrar la mejor solución y gestionar a los proveedores.

Se trata de escoger a alguien por la parte de arriba para que sepa identificar las necesidades del negocio y las traduzca a requerimientos técnicos.

Aunque pueda parecer más caro, a la larga se ahorrarán costes y se obtendrá un mayor beneficio del uso de las tecnologías

Ventajas del Pago por uso

Ventajas del Pago por uso

Las ventajas del sistema de licenciamiento del software en modo Pago por uso o Alquiler con respecto al sistema de licenciamiento tradicional son muy diversas.

Antes que nada, distinguir qué es uno y otro, básicamente el sistema de licenciamiento en Pago por uso es cuando el pago de la licencia se hace mediante una cuota periódica, generalmente mensual; y el sistema tradicional cuando los derechos de uso del software se adquieren mediante un único pago y opcionalmente, el mantenimiento anual que suele ser de un porcentaje del precio inicial.




Ahora pasemos a citar las ventajas propiamente dichas:

1. No necesita inversión inicial y por lo tanto hay que considerar el ahorro en la rentabilidad del capital en caso de que la compra se haga con fondos propios o los intereses bancarios en caso de financiarlos.
2. Elimina la incertidumbre en el riesgo de la implantación, ya que si no es un éxito, el cliente deja de pagar, lógicamente.
3. Garantiza la evolución del sistema ya que esta modalidad incluye el mantenimiento y facilita estar siempre actualizado con la última versión
4. Al proveedor le es rentable este sistema a largo plazo lo cual asegura la continuidad del producto en el tiempo.
5. Contablemente, permite periodificar como gasto en el momento que produce (principio de devengo), no hay que amortizar ni afecta al pago del impuesto de sociedades.
6. Es escalable y flexible, permite crecer y decrecer en número de licencias para pagar unicamente por las que se necesitan en todo momento.

BI: Una forma de mejorar en tiempos de crisis

BI: Una forma de mejorar en tiempos de crisis

Como la crisis desafortunadamente no nos abandona, he decidido compartir esta presentación por si le sirve de inspiración o ayuda a alguien. La verdad es que el espíritu de mejora es una actitud necesaria en todo momento, pero imprescindibles en los momentos actuales.

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Acuerdo de colaboración con la UOC

Acuerdo de colaboración con la UOC

Proyectos Gestión Conocimiento comunica que desde estos momentos ya es empresa asociada de la Fundación Universitat Oberta de Catalunya. La firma del convenio de colaboracion se ha llevado a cabo entre el Director General Sr. Xavier Plaza y la Rectora Sra. Imma Tubella.

Sobre la UOC

La UOC es una universidad con una clara voluntad de establecer acuerdos con empresas que compartan objetivos y valores con el propósito de crear una red que facilite el intercambio de conocimiento y experiencias que favorezcan el desarrollo profesional y el progreso de la sociedad.

Sobre Proyectos Gestión Conocimiento

Proyectos Gestión Conocimiento es una empresa especializada en la consultoria y en el desarrollo e implantación de una plataforma propia de Business Intelligence: Atlas SBI que está directamente implicada con la sociedad del conocimiento.

Proyectos Gestión Conocimiento ha mantenido una estrecha vinculación con la UOC a lo largo de toda su vida, no en vano uno de sus socios cofundadores se formó en esta universidad y otro es consultor de la asignatura IAG desde hace varios años.


Con este acuerdo se formaliza la voluntad de colaboracion de ambas entidades, esperamos que a partir de ahora surjan más oportunidades, se prolonguen por mucho tiempo las que estan en marcha y lleguen a buen puerto las recientemente iniciadas.

Gran acogida de Atlas SBI en Chile

Gran acogida de Atlas SBI en Chile

Chile es un país que cerró el 2010 con un PIB del 5% y que ha iniciado el 2011 con un 8%. Aunque tiene vocación de evolucionar hacia el sector servicios y la economía del conocimiento, sus recursos son básicamente del sector minero y agropecuario.

Las solicitudes para ver la demo de Atlas SBI recibidas a través de la web desde Chile es lo que nos terminó de decidir a viajar hasta allí. Ya hacía tiempo que nuestro delegado insistía que teníamos que ir para que viéramos con nuestros propios ojos la realidad del país.

Además estrenábamos oficinas en Almirante Pastene, Providencia y había que verlas. Situadas en un edificio céntrico de nueva construcción y bien comunicado, aunque ciertamente tiempo de inauguraciones que no tuvimos.

Durante la semana escasa que duró nuestra visita, pues era Semana Santa, mantuvimos una agenda muy apretada, el hecho de que en centro de Santiago se concentren la mayoría de las sedes del país lo ha hecho factible. En total realizamos 12 reuniones, dos implantaciones de pilotos (más una ampliación) y una jornada de formación técnica del producto para partners.

La percepción es que los profesionales son muy trabajadores y están muy cualificados, son muy afables y demostraron un gran interés por conocer las bondades de Atlas SBI.

A nivel de partners debería expresar aquí sus impresiones e invito a que así lo hagan ellos mismos en este Blog, de momento transcribo algunos de sus comentarios, lo fácil que es aprender a hacer nuevos desarrollos con Atlas SBI Studio, lo rápidas que se pueden hacer las implantaciones y la vistosidad de la presentación de la información, por citar algunas.

En total 4 posibles partners estan trabajando en proyectos concretos con Atlas SBI, dos pilotos rodando y diversos clientes que están evaluando la posibilidad de su implantación, desde aquí agradecerles el tiempo, la atención y la buena acogida que nos han prestado.