Indicadores de Adm. Electrònica

Dentro del marco de la compartición de experiencias en la implantación de proyectos de Business Intelligence en la Administración Local, Manuel González del Ajuntament de Sant Feliu de Llobr. explicó la experiencia en la implantación de cuadro de indicadores de Administración electrónica.



Implantación

El Ajuntament Sant Feliu planteó el Business Intelligence a partir de la necesidad de tomar el pulso a lo que está sucediendo tanto en el ámbito interno (Organización) como en el externo (Ciudad).

En este sentido la estrategia de implantación consistió en realizar diversos Documentos Analíticos (en algunos casos Dashboards, en otros cuadros de mando o tablas dinámicas) en las siguientes áreas:

Interna
  • Administración electrónica
  • Presupuestos
  • RRHH
  • TIC
  • OAC (Oficina Atención al Ciudadano)
Externa
  • Soluciones de mobilidad
  • Policía Local
  • Quejas y sugerencias



Los requerimientos para la selección de la plataforma fueron:
  • Facilidad para analizar la información -> Facilidad para la toma de decisiones
  • Capacidad de análisis descendente (drill-down)
  • Información en tiempo real
  • Herramienta única que incluyera: Informes operativos, Análisis OLAP (tablas dinámicas), Dashboards y Cuadros de Mando Estratégicos.
La metodología de implantación elegida fue la realización de un prototipo básico a partir del análisis de las métricas, dimensiones e indicadores básicos, que permitieron realizar un análisis de los datos que realmente aportan valor y que una vez decididos por el responsable de servicio se completaron con informes operativos y algunas mejoras o requerimientos.

Indicadores de Administración Electrónica

Sobre el proyecto concreto de Indicadores de Administración Electrónica, se ha desarrollado una estructura base que permite la definición de indicadores y el almacenamiento de sus valores a lo largo del tiempo y se ha llegado a un acuerdo con diferentes proveedores de aplicaciones para que sean las propias aplicaciones las que alimenten dicha estructura.

Esta estrategia ha permitido tener un repositorio único de indicadores que facilita el análisis y la centralización de esfuerzos, pero también el ahorro en la realización de costosos procedimientos de carga pues las principales aplicaciones de gestión son las encargadas de introducir los valores de los indicadores.

Por supuesto, al tener una estructura de datos independiente de los proveedores es un modelo totalmente exportable a cualquier otra organización que puede aprovechar todos los informes e incluso determinados procesos de carga de datos, pudiendo implantar este BI en un tiempo récord.



Otros proyectos de Business Intelligence

Como hemos comentado anteriormente, el Ajuntament de Sant Feliu ya ha implementado proyectos de business intelligence en las siguientes áreas:
  • Incidencias de soporte informático 
  • Novedades de la Policia Local
  • Ejecución del presupuesto
  • Oficina Atención al Ciudadano
  • Quejas y sugerencias
  • Recursos Humanos
  • Estadísticas Web
  • Servicios de voz corporativo
  • Administración electrónica
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Business intelligence en la Administración Local

Business Intelligence en la Administración Local


El pasado 17 de Mayo tuvo lugar en el Tecnocampus de Mataró el primer Workshop de BI en la Administración local.

Esta jornada surgida a iniciativa de Xavier Plaza de PG Conocimiento, fue secundada de forma casi inmediata por todos y cada uno de los responsables de Informática que a lo largo de estos años han desarrollado proyectos de BI con éxito en sus respectivos ayuntamientos.



Hay que agradecer la buena disposición de los ponentes en presentar proyectos tan diversos como interesantes en temas de transparencia, igualdad de género, Servicios sociales, elecciones, OAC, etc., con la idea de ponerlos a disposición y compartirlos con otros ayuntamientos.

En la era de la digitalización, la economía del conocimiento se caracteriza por ser un recurso ilimitado que cuanto más se comparte más se genera y en consecuencia, también más riqueza.

En este contexto, las administraciones públicas tienen una oportunidad porque al no existir competencia entre ellas, pueden y éste es un ejemplo, desarrollar este tipo de economías que redundan en beneficio de todos.

Beneficios que ha supuesto la implantación del BI

Algunos de los comentarios que surgieron fueron, la facilidad de Atlas SBI para crear todo tipo de informes y el tiempo que se ahorran: "me gustaría enfatizar en lo fácil que es trabajar con esta herramienta y aprovechar cosas que ya teníamos" (Martí Franco del Ayuntamiento de Esplugues)

Destacaron la facilidad de funcionamiento de Atlas SBI para crear informes de manera que las personas quedan liberadas de la tarea engorrosa y tediosa de elaborar informes para dedicarse a analizar y a aplicar mejoras, todo en mucho menos tiempo.

Ahorro de tiempo

"La policía local tardaba tres semanas en montar el PowerPoint para la Junta de Seguridad, ahora el día de la reunión se presenta una síntesis que comentan y se profundiza en aquellos aspectos que les llama la atención o les interesa".

Enfoque en la mejora de la calidad del dato
"Si los usuarios no pueden ver la información, cuesta que pongan los datos, de esta manera, ponerlos está justificado"

Difusión

"Ahora todo el mundo quiere un BI" (Isabel Escorza, Ayuntamiento del Prat)

"La gente pedía entrar en la contabilidad con el riesgo de que pudieran tocar lo que no debía, ahora pueden hacerlo sin riesgo"

Toma de decisiones

"Nos ha facilitado ver el estado del gasto del ayuntamiento"

En la OAC "nos ha permitido saber las puntas de trabajo para dimensionar mejor los recursos y distribuir las vacaciones en función de las necesidades de la demanda"

"Nos ha permitido saber en qué punto de validación está una factura y saber qué se está validando en cada momento"
"La comunicación interna se hace electrónicamente y se visualizan los comunicados".

En servicios sociales "podemos saber cuantas personas se ha atendido en un mes concreto, en qué temas, discriminar por unidad familiar y por persona; los expedientes que se cierran, los que se eternizan; ya no tenemos listados. Gestionar los pagos de los suministros, los pagados, pendientes, los justificados, etc, cosa que antes era un lío..."

"El gestor de mociones incluye la documentación y podemos saber en qué punto se encuentran"

Gran acogida de todas las ponencias



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El Cuadro de Mando hecho fácil

Anteriormente en dos artículos de éste blog (Parte I y Parte II) explicábamos cuándo y por qué es interesante el Cuadro de Mando Integral con Atlas SBI, en esta ocasión vamos mostrar un ejemplo concreto realizado con Atlas SBI basado en el modelo de Norton y Kaplan.





Atlas SBI nos da la oportunidad de disponer de Cuadros de Mando, tanto estratégicos como operacionales de manera fácil y comprensible y de esta manera, poder hacer el seguimiento de la estrategia y monitorizar del grado de avance los los objetivos desde cualquier lugar y en cualquier momento, sólo necesitamos tener acceso a Internet.

Una herramienta que nos permita conocer el estado de la situación

El cuadro de mando integral de Atlas SBI nos ofrece poder tener una visión completa e integrada de toda la empresa y, al mismo tiempo, poder profundizar en el detalle que origina el estado de los objetivos mediante una serie de informes complementarios.

En el ejemplo, en el panel de Estado, podemos ver la situación de los objetivos, iniciativas e indicadores, pudiendo filtrar por cada una de las perspectivas estratégicas, así como, por propietario y saber qué iniciativas y objetivos están en riesgo.

En la vista de objetivos estratégicos, vemos grado de evolución de los objetivos por cada una de las perspectivas, su valor actual y la meta, así como el valor acumulado con respecto de la meta acumulada; podemos filtrar por propietario y también ver qué iniciativas los impulsan y abrir otros informes para analizar en profundidad.



Disponemos de una vista con todas las iniciativas. Las iniciativas estratégicas son las que impulsan la consecución de los objetivos. En el ejemplo, podemos ver el grado de progreso de éstas, la fecha prevista de inicio y de fin, el estado, así como los indicadores que miden su grado de eficiencia, además, permite profundizar en el detalle de los mismos y también vemos una breve la descripción de la iniciativa, su grado de importancia, urgencia, coste, etc.

La distribución de las iniciativas permite poder priorizar según su importancia y recursos que requiere.


Y por si esto fuera poco, también disponemos de una visión global de las iniciativas en formato Gantt.



En el panel de indicadores se muestran todos ellos debajo agrupados por el objetivo al que impulsan; su valor, métrica, cumplimento y la iniciativa que, al mismo tiempo, impulsa a este indicador

Los datos que se muestran se obtienen tanto de los sistemas transnacionales y, si no están reportados en ninguno, se introducen manualmente.

Resumiendo, la estrategia, si no se puede monitorizar de forma fácil y automátizada, al final, se queda en un mero deseo y ya sabemos que, "lo que no se define, no se puede medir, lo que no se mide, no puede mejorar, y lo que no mejora, se degrada siempre" (Barón de Kelvin 1824).

Artículos relacionados:
¿Es necesario en mi empresa el cuadro integral? Parte I
¿Es necesario en mi empresa el cuadro integral? Parte II

Premios @asLAN

El Ayuntamiento de Viladecans (Barcelona) ha presentado un proyecto de integración de Atlas SBI con el sistema de información geográfico ESRI dentro de los premios Aslan.

El objetivo inicial era crear un cuadro de mando para sus directivos y facilitar el acceso de todos sus datos georeferenciados a la ciudadanía y a sus trabajadores, ya fuera para consulta de información o toma de decisiones.

Para conseguirlo, se ha dispuesto de herramientas innovadoras, tanto a nivel tecnológico como funcional. Teniendo en cuenta la no duplicación de información y todo aquello que el personal o la ciudadanía necesita, y primando, sobretodo, la nueva filosofía del Internet de la cosas: aplicaciones accesibles desde cualquier tipo de dispositivo.

El Proyecto

El proyecto consistía en disponer de un cuadro de mando, para la toma de decisiones, basado en una plataforma de visualización y compartición de datos espaciales georeferenciados.

Dashboard con Atlas SBI llamado desde un mapa ArcGIS
Dashboard con Atlas SBI llamado desde un mapa ArcGIS


Para ello se ha parametrizado la herramienta ArcGIS Online (AGOL) de ESRI para que pueda llamar a Documentos Analíticos desarrollados con Atlas SBI desde un mapa con información geoespacial sobre el municipio.

Entre los beneficios obtenidos está la mejora en la eficiencia y reducciones de costes, además de obtener información más actualizada que ha supuesto una mejora en el análisis de la información que, a su vez, ha permitido detectar las zonas más afectadas y actuar de manera preventiva.

Los integradores y socios tecnológicos del proyecto han sido ESRI, Microsoft y Proyectos Gestión Conocimiento.


Premios @asLAN


Los premios @asLAN a Administraciones y Organismos Públicos, por octavo año consecutivo, premian experiencias de éxito en la Administración Pública Española, en la aplicación y uso de Tecnologías de la Información y Comunicaciones que contribuyen a mejorar la eficiencia, atención al ciudadano y reducir costes.

Podéis votar por dicho proyecto en http://www.aslan.es/PremiosAAPP dentro de la categoría "SmartCities - Servicios y Aplicaciones", el proyecto se llama "Infraestructura de visualización y compartición de datos espaciales"



Gartner Magic Quadrant BI 2016


Ya se ha hecho público en nuevo Cuadrante Mágico de Gartner de Business Intelligence (BI) el cuál os presentamos a continuación.

Para poder entender la evolución de los sistemas en los años y la comparación entre unos y otros con sus respectivos desplazamientos en el Cuadrante, habría que interiorizar los cambios en la decisión de compra para las plataformas BI y Analytics, como nos cuentan en Woutertrappers. Ahora los responsables de TI enfocan su elección a un software fácil de usar y con una amplia gama de capacidades, esta tendencia confirma la filosofía con la que fue creado Atlas SBI.

Cuadrante de 2016

Las plataformas BI de Tableau, Qlik y Microsoft se mantienen en el cuadro de líderes por un año más. Muchos han bajado respecto al 2015, pero emergen muchas plataformas en el cuadro de "Niche Players".
Comparación del Cuadrante de 2015 en 2016

Lo más destacado en está comparación, es la bajada y sobretodo salida del cuadrante de los líderes de SAS, SAP, IBM, MicroStrategy e Information Builders, pero lo más sorprendente es la plena desaparición de Oracle en el Cuadrante Mágico, también es el caso de Actuate y Panorama Software.

Por otro lado Tableau pierde fuerza de ejecución, mientras Qlick y Microsoft ganan más visión en el cuadro de liderazgo, un claro ejemplo de la importancia de la facilidad para el uso de los sistemas BI.

Proyectos a un año

En todo proyecto que se quiera abordar en una empresa u organización, el objetivo esperado es la rentabilidad, ya sea la económica o, en el caso de organismos públicos, la social. La tendencia actual es la de valorar principalmente, aquellos proyectos que tengan un retorno de la inversión no superior a un año.

Hay varias formas de valorar o de calcular la viabilidad de los proyectos, mediante el Pay-back o Periodo Medio de Maduración, en el primer caso se calcula el tiempo que se tardará en recuperar la inversión en un proyecto teniendo en cuenta los ingresos netos previstos y en el segundo, los días de media que se tarda en completar un ciclo ya sea de fabricación, de venta o de cobro.

Otro método es el VAN o Valor Actual Neto, en los proyectos que se quieran llevar a cabo, ayudará a saber si los ingresos futuros de caja teniendo en cuenta la inflación, serán superiores que el desembolso y por lo tanto, compensarán la inversión.

Por último, el TIR o Tasa Interna de Retorno, sirve para calcular si un proyecto es rentable teniendo en cuenta la rentabilidad comparada con un tipo de interés mínimo o sin riesgo, de manera que cuanto mayor sea la diferencia, mejor.

En la situación de los últimos años, cuesta invertir y preocupa la incertidumbre, se aprecia que cada vez más, los proyectos de inversión que se ejecutan o se aprueban son los que tienen un Pay-back de menos de un año.

En la época que vivimos, donde todo cambia muy deprisa, a menudo, se necesitan proyectos que repercutan directamente y rápidamente en la cuenta de resultados, con estos tres indicadores VAN, TIR y Pay-back, podemos valorar la viabilidad de un proyecto a un plazo predeterminado.


Proyectos de BI

En los proyectos de Business Intelligence (BI) se recuperar la inversión, de dos maneras, una por el ahorro de tiempo en la recopilación de la información y otro por el conocimiento que aportan.

El ahorro de tiempo tiene dos connotaciones, una la de los costes en la elaboración de los informes que se realizan de forma semi-manual, manual o con sistemas, con los que se puede llegar a tardar tanto o más tiempo en tener disponible la información. Y la otra, es el conocimiento que obtenemos, es decir, tener controlado aquello que afecta directamente a la cuenta de resultados directa o indirectamente para, más pronto que tarde, ponerle remedio.

Como afecta el cambio de tendencia a las herramientas de BI

La necesidad de priorizar los proyectos de rápida ejecución, de optimizar los recursos, minimizar los costes,... en definitiva de tener un retorno de la inversión rápido, determina que tipo de proyectos de Business Intelligence se llevan a cabo.

Pero también marca el tipo de herramientas de Business Intelligence con las que realizar los proyectos, de ahí que estén ganando presencia las herramientas que no obligan a realizar grandes desarrollos previos en estructuras de datos, definición de la capa de negoció, etc.

En consecuencia, están ganando terreno plataformas como Atlas SBI que permiten implantaciones ágiles y rápidas, con resultados en días y no meses o años y que facilitan la experiencia del usuario.





La importancia de calcular el TCO

A lo largo de la vida de una empresa surge la necesidad de utilizar algún tipo de software, aquí nace el dilema entre el Open Source y el Software Propietario, sin acabar de tener claro cuál puede ser mas conveniente desde el punto de vista económico.

Para ello, uno de los indicadores más interesantes es el TCO (Coste Total de Propiedad) para reflejar, con todos los costes integrados, qué Software puede ser más rentable para la empresa. Ya que en muchos casos, no se tienen en cuenta todos los gastos asociados ni los costes ocultos relacionados con el producto inicialmente: mantenimiento, consultas, personal, formación, modificaciones,...

Lo que sí se puede evidenciar es que, aunque parezca una ironía, un software Open Source aparentemente más barato, puede salir más caro que un software propietario. Por este motivo, explicaremos algunos aspectos y algunos aspectos a tener en cuenta a la hora de invertir en plataformas o sistemas para una empresa con la finalidad que todos buscamos, la rentabilidad.

En la ciudad de Pésaro, en Italia, ha quedado demostrada la vitalidad del análisis de TCO. El gobierno de esta comunidad asegura que después de cuatro años usando OpenOffice como plataforma de ofimática, han cambiado a la plataforma Office 365 porque les sale más barato y rentable, así que, nos ceñimos a la realidad.

Calcularon que perdían un promedio de 15 minutos por empleado intentando adaptarse, además, el Departamento de IT gastaba mucho tiempo en implementación y formación del software, un gran coste de oportunidad que pocas veces se tiene en cuenta.


Por lo tanto, y sin entrar en debates de pérdidas de tiempo y productividad, hagamos números:

En el artículo de Gizmodo determinaron que con la plataforma de código abierto, tenían un coste de 530,38€ al año por empleado, mientras que pagar un software de propietario, Office 365 en concreto, les salía por 197,49€ al año por usuario.

Con esto podemos definir que, una empresa necesita un soporte fiable, productivo, que aporte confianza en vez de sufrimientos y mejor si al final, sale hasta más barato. En este caso, sería interesante hacer un buen análisis de costes, oportunidades, rentabilidad, etc.

Se demostró que la empresa salió ganando valorando los pros y contras, y sobretodo, el TCO de la plataforma. Lo que queremos explicar con este suceso es la importancia de calcular bien el TCO, no solamente el coste de la licencia, sino todo lo que implica su aplicación y uso, instalación, cambios de maquinaria, formación de los implicados, productividad del equipo... 

En el caso de las plataformas de Business Intelligence, es fundamental este tema, habría que valorar cuál será la inversión total o TCO para el proyecto y su rentabilidad, comparar las distintas opciones, no solamente con el precio inicial, para poder equiparar entre lo que nos aporta el sistema y lo que nos va a costar.