Errores de las pymes al adoptar las TIC
Meritxell Viñas ha publicado en su blog TotemGuard un interesante artículo sobre los errores que comenten los centros educativos al adoptar las TIC, aunque está totalmente orientado al sector de la educación, creo que es extrapolable al de las pequeñas y medianas empresas.
El problema en las pymes, no viene por la fiablidad de la tecnología pues generalmente se compra tecnología suficientemente probada. Tampoco por la adopción indiscriminada de tecnología para cualquier proceso. Al contrario, las empresas ven la tecnología como un gasto por lo que no se lanzan a adoptarla en cualquier momento o para cualquier problema.
Algunos errores de las Pymes
1. Ignorar que el uso de la tecnología requiere un cambio de forma de hacer las cosas.
En muchas empresas pequeñas cuando se plantea la adopción de una nueva tecnología se hace pensando en hacer lo mismo que se está haciendo pero con otra herramienta.
Os podrá parecer raro, pero conozco empresas que las cartas se hacen en Word una a una sin utilizar "combinar correspondencia" y alguna, incluso se ha sorprendido de que se pueda poner una fórmula que sume dos celdas de Excel.
Sin duda son ejemplos extremos, pero los hay más habituales de lo que pueda parecer, como las empresas que tienen un sofware de gestión de tesorería y van cada día al banco a mirar las cuentas y enviar los recibos o las que implantan un sistema de reporting dinámico pero quieren el papel de toda la vida.
El hecho es que quizás por desconocimiento, quizás por aquello de "que siempre lo hemos hecho así y nos ha funcionado" el caso es que la tecnología por la cual se ha hecho una inversión no se llega a aprovechar totalmente o, peor aún, se pierde tiempo haciendo las cosas de una forma contraria a la esperada.
Consejo:
No tener miedo al cambio, sobre todo, no tener miedo a los pequeños cambios que nos pueden ahorrar mucho tiempo y dinero o abrirnos nuevas expectativas. No se trata de cambiar la filosofía de nuestro producto.
2. No tener en cuenta las necesidades de formación de base al implantar una tecnología
Cualquier aplicación, cualquier tecnología necesita una adaptación por parte del usuario, y por lo tanto un proceso de capacitación.
Tenemos claro que cuando se instala una aplicación o un nuevo aparato los usuarios se han de formar, pero la formación actual pasa por una enumeración de las características y las formas concretas de realizar determinadas tareas, olvidando aspectos como la filosofía del producto (el porque es así, o para que se puede utilizar), sus fortalezas y sus debilidades.
Me explico con un ejemplo de un caso real. Un mensaje del tipo "aquí va la presentación de ventas ¿Que os parece?" a 20 personas con un ppt de 100Mb son 2Gb en el servidor, si la mitad responden un "me parece bien" con historia y anexos a todos, la conversación completa pasa a ocupar 22Gb en el servidor.
Es cierto que hoy en día los discos son baratos, pero detrás de este hecho no sólo está el espacio que ocupa en disco, esto afectará también al tiempo y espacio de las copias de seguridad, a la lentitud de internet, ....
Está claro que cuando apareció el correo interno en las empresas, a todo el mundo se le formó en como leer y responder correo. Pero son excepcionales las empresas que explicaron el uso correcto del "responder con historia".
Este ejemplo se repite en la compra de impresoras multifunción, sistemas de acceso a internet, etc.
3. Adopción del software libre pensando que es una opción sin coste alguno.
Este apartado da para uno o dos artículos por si mismo, y sin duda es muy controvertido por que despierta opiniones apasionadas más propias de la defensa de ideología que de la mera utilización de una tecnología.
Vaya por delante que hay aplicaciones fantásticas en software libre, pero eso no significa, ni que todas lo sean ni que no tengan costes.
Coincido totalmente con la visión de Meritxell
"Mi perspectiva profesional de los últimos años es que las razones por las que se adopta el software libre están llenas de buenas intenciones, especialmente en términos de flexibilidad y costes económicos. Pero en la realidad, lo gratuito tiene también un coste oculto, que en ocasiones es superior al software comercial."
Entre los costes ocultos están la dificultad de uso, la dificultad para encontrar soporte, la complejidad de las instalaciones, los conocimientos técnicos necesarios para la puesta en marcha, mayores costes de mantenimiento, dificultades en la compatibilidad con otros productos, etc.
Eso sin contar que o bien está desarrollado por un grupo de amigos en sus ratos libres -en muchos casos con más voluntad que conocimientos- con el consiguiente peligro de que la comunidad se separe (ver historia de mambo-joombla), o forman parte del catálogo de productos de una empresa que, además del libre, vende una versión de pago superior, por lo que estamos utilizando una versión "de segunda" a la que tendremos que suplir las carencias con horas de informático o tiempo de nuestro equipo, es decir, dinero.
Consejo:
Estudiar con rigor los costes de implantación, soporte y mantenimiento posterior (coste total de la propiedad).
Probar el software de forma gratuita antes de implantarlo completamente (la mayoría de las aplicaciones comerciales se pueden probar), validando todas las tareas habituales.
4. No saber elegir el tipo de informático que se necesita
De la misma manera que a nadie se le ocurriría ir a un oculista por un problema digestivo, no podemos pensar que todos los informáticos saben lo mismo. De la misma manera que no es lo mismo un enfermero, que un médico, que un cirujano, en informática también hay niveles de especialización y conocimiento.
Sin embargo, en la mayoría de empresas "el informático" (sobre todo si está en plantilla, pero también si es una empresa de servicios) ha de servir para todo, y se espera que haga tanto de bombero, como que programe, o sepa seleccionar e implantar un ERP.
Y como eso no existe, se llega a la conclusión de que los informáticos son "especiales", no hay quien los entienda, o sólo piensan en tecnología, en función del que hayamos conocido.
Consejo:
Tener un responsable de informática (aunque sea a tiempo parcial) que haga de intermediario entre las necesidades del negocio y la solución tecnológica y que se encargue de encontrar la mejor solución y gestionar a los proveedores.
Se trata de escoger a alguien por la parte de arriba para que sepa identificar las necesidades del negocio y las traduzca a requerimientos técnicos.
Aunque pueda parecer más caro, a la larga se ahorrarán costes y se obtendrá un mayor beneficio del uso de las tecnologías
