Business Intelligence, la mejor forma de gestionar la información para empresas

La noticia más vista en la Vanguardia Digital Innovación del pasado día 30 de Diciembre es la de: "Business Intelligence, la mejor forma de gestionar la información para empresas" de Anna Solé Sanz.



En el mismo se destacan algunos aspectos de Atlas SBI: "La empresa PG Conocimiento ha desarrollado un Business Intelligence con una tecnología 100% web que permite tomar decisiones estratégicas a partir de la captación de datos de forma fácil, intuitiva y asequible con una implementación rápida, mientras que la competencia ofrece soluciones más complejas con un mínimo de 6 meses y mucho más costosas".

Atlas SBI "...permite realizar análisis de cualquier información que haya en las empresas, ya sean privadas u organismos público"."Nuestro software permite asimilar todo tipo de información como por ejemplo, análisis financieros, estadísticas de venta, funcionamiento de los procesos, bases de datos o informaciones de los movimientos contables”

"La herramienta permite adaptarse a cualquier característica del cliente “una ventaja clara es que podemos consultar a tiempo real dos sistemas distintos, como los datos de contabilidad y por otro lado los datos de las visitas a la web y juntarlo en la memoria” sin necesidad de compatibilizar los procesos"

Os invitamos a leer el artículo completo en La Vanguardia 

Fhios nuevo partner de Proyectos Gestion Conocimiento


FHIOS será partner tecnológico de la plataforma de Business Intelligence Atlas SBI

Proyectos Gestión Conocimiento, empresa especializada en el desarrollo del sistema de Business Intelligence Atlas SBI, ha elegido a FHIOS como partner tecnológico.

Para Proyectos Gestión Conocimiento la selección de un proveedor de software y un partner adecuado es esencial para asegurar la correcta implantación de la plataforma Atlas SBI, así como para mantener su trayectoria de éxito en los proyectos realizados.

Como creadores y proveedores de este sorprendente sistema de Business Intelligence en entorno web, la empresa Proyectos Gestión Conocimiento, colaborará con FHIOS proporcionándole todo el soporte técnico necesario para su implantación, con la finalidad de garantizar la calidad de cada proyecto.

En esta alianza tecnológica entre FHIOS y Proyectos Gestión Conocimiento se establece una colaboración win-to-win en la que FHIOS por un lado, hará uso internamente de Atlas SBI para el seguimiento y el análisis de la rentabilidad de los proyectos de consultoría propios, y al mismo tiempo, la ofrecerá a sus clientes como parte de su portfolio de productos y servicios.


Esta colaboración ha sido posible gracias a que las dos empresas comparten los mismos principios y valores, lo que permite un fácil entendimiento para que la plataforma de Business Intelligence, Atlas SBI, siga extendiendo sus beneficios a todo tipo de empresas y organizaciones dando una cobertura global y una experiencia de usuario satisfactoria.

Sobre PG Conocimiento:

Proyectos Gestión Conocimiento es una empresa especializada en la consultoría, desarrollo e implantación de sistemas de Business Intelligence (BI) con tecnología propia, con sede en Barcelona y en Santiago de Chile.

Atlas SBI es la nueva forma de entender el Business Intelligence, una plataforma web que incorpora en una sola solución todas las herramientas del BI, muy fácil de usar y rápido de implantar.

Sobre Fhios:

Fhios Consultoria tecnológica, con más de 20 años de experiencia aportando soluciones digitales a empresas, desde campañas globales de transformación digital a acciones de desarrollo web, marketing digital, administración de sistemas y outsourcing..

La importancia del Mapa estratégico

Para que la estrategia se pueda considerar completa, debería abarcar a toda la organización, y para ello, deberíamos definir al menos un objetivo para cada una de las perspectivas de análisis.

Kaplan y Norton plantean cuatro perspectivas diferentes la “Financiera”,  de “Cliente”, de “Procesos” y de “Aprendizaje y Crecimiento”, aunque existen variaciones también válidas a este estándar, como incluir una perspectiva relativa a la "Responsabilidad Social" o "Medio ambiente".



Cada una de las perspectivas está asociada a la forma en que nos ve un determinado grupo de interés que se vea afectado por las actividades de nuestra organización (lo que los anglosajones llaman stake-holders).

Por consiguiente, la perspectiva Financiera tiene que ver con la forma que ven a la organización los accionistas. La perspectiva de Clientes y la social, como sus nombres indican, tienen que ver sobre como nos ven nuestros clientes y la comunidad en la que estamos implantados respectivamente.

Finalmente, la perspectiva de Procesos tiene que analizar en que y cómo debemos ser mejores, y la de Aprendizaje y Crecimiento (en algunas versiones conocida como de Innovación y en otras más antiguas como de Recursos Humanos) se plantea si podemos continuar mejorando.

En la perspectiva de Cliente irán los objetivos definidos para impulsar las oportunidades en forma de visitas comerciales realizadas.

En la perspectiva Financiera generalmente pondremos los objetivos que se desprendan de debilidades surgidas del análisis interno y que tengan que ver con los resultados.

Por el contrario, las debilidades provenientes del análisis interno referentes a recursos pueden ir en la perspectiva de procesos o la de Aprendizaje y Crecimiento según se refieran a mejoras en procesos, en innovación o de recursos humanos.

La importancia de no fijarse únicamente en los indicadores financieros

¿Por qué es interesante hacer un mapa estratégico? En la mayoría de las empresas, los primeros objetivos que se definen son los financieros “Incrementar el beneficio un x%”. Pero tienen un problema y es que cuando los indicadores económicos van mal el problema ya es grave.

El mapa estratégico nos da una visión de la relación entre los objetivos y muestra gráficamente como los objetivos de la perspectiva de Crecimiento impulsan a los objetivos de la perspectiva de Procesos, y éstos impulsan a los de Clientes que a su vez hacen lo propio con los de la perspectiva Financiera.

Esto se puede de ver de dos formas, la primera es que cuando mejoramos en Recursos Humanos, Conocimiento e Innovación, mejoramos los Procesos, que mejorar los Procesos mejorará la imagen que tienen de la empresa nuestros clientes, y que si mejora la imagen que tienen nuestros clientes mejorarán los resultados financieros.

Pero también se puede ver de otra forma, y es que si tenemos un problema en Innovación o Crecimiento, tarde o temprano afectará al beneficio. Por lo tanto, tenemos un sistema de indicadores que nos anticipará los problemas futuros.

Querría recordar un par de cosas, la primera es que en la práctica, gestionar más de 12 objetivos/indicadores es muy difícil. Es mucho mejor tener pocos objetivos y bien definidos que muchos y no tener tiempo para desplegar todas las iniciativas y acciones.

Lo segundo, es que el mapa estratégico sirve más como elemento de reflexión y supervisión, que como herramienta de seguimiento real. El mapa estratégico nos ha de permitir tener en mente qué implica que alguno de los objetivos marcados no vayan bien.

Presupuesto Abierto - Cambrils

Sin lugar a dudas, uno de los proyectos que mayor interés despertó en el Workshop de Business Intelligence en la Administración Local fue el que presentó el Ayuntamiento de Cambrils sobre Seguimiento presupuestario en Abierto.



El proyecto, disponible para todos los ciudadanos en el portal de transparencia de la web de Cambrils, permite hacer un seguimiento prácticamente en tiempo real del estado de las diferentes partidas presupuestarias tanto de Ingresos como de Gastos.

Los datos se actualizan cada día y el ciudadano puede consultar el estado de cada una de las partidas en el mes que elija.


La información se puede ver a varios niveles de detalle y se ha hecho un esfuerzo para evitar términos técnicos sustituyendo, por ejemplo, Clasificación Económica por Cómo se gasta o Clasificación funcional por En qué se gasta.



Contratos Menores y Gastos

Dentro del mismo proyecto también se ha puesto a disposición del ciudadano la información relativa a contratos menores y Pagos a proveedores.

En este sentido, el ciudadano tiene la posibilidad de analizar los pagos por temas hasta llegar a los proveedores o empezar consultar información por proveedor y llegar hasta los temas por los que se le contrata.




Beneficios

Con el proyecto de Presupuesto Abierto, se ha querido ir más allá de lo estrictamente requerido por la Ley de Transparencia, tanto desde el punto de vista de la información que presenta, (datos de ejecución en cada una de las fases y no sólo de presupuesto) como desde el punto de vista de la frecuencia, (se muestran los datos del cierre del día anterior) y sobre todo, de la accesibilidad (datos dinámicos que el ciudadano puede filtrar y profundizar libremente en lugar de ficheros en formato PDF estático).

Así mismo, otra de las ventajas, es que el ciudadano tiene otra fuente para conocer todas de acciones que se están llevando a cabo en su municipio que, de otro modo, podrían pasar desapercibidas.

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Elecciones en Abierto

El segundo proyecto presentado por el Ajuntament del Prat en el Workshop de Business Intelligence en la Administración Local fue el proyecto de Elecciones en Abierto (Elecciones Locales 2015).

Este proyecto ha sido el primero en poner a disposición del ciudadano información interna en tiempo real y consiste básicamente en mostrar la evolución de los resultados electorales de las diferentes convocatorias conforme se van conociendo los resultados de cada una de las mesas.



El proyecto está basado en el sistema de gestión de elecciones ELECTOR y muestra información de votos y participación por partido para cada Distrito, Sección y Mesa, así como el cálculo del número de Concejales a partir de la aplicación de la ley de Hondt.

Isabel Escorza comentó que para la aplicación de la ley de Hondt se utilizó las características de Business Intelligence In-Memory de Atlas SBI, en concreto la capacidad de ejecutar Scripts en C# sobre un conjunto de datos.

Beneficios

Además de poner a disposición del ciudadano y del resto de grupos municipales información de primera mano en tiempo real, con posibilidad de filtrar y analizar según las necesidades, el principal beneficio de los dashboards de elecciones ha sido el ahorro de tiempo y recursos.

Tradicionalmente, después de las elecciones se elaboraba un informe PDF de más de 150 páginas con todos los resultados de Distritos, Secciones y Mesas. Este PDF ha sido sustituido por el análisis dinámico en tiempo real, ahorrando papel y tiempo en el desarrollo.



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Cuadro de Mando Policia Local

Continuando con la serie de artículos relativos a la implantación de Business intelligence en la Administración Local, comentaremos creación de un Cuadro de mando de Policía Local en el Ayuntamiento de Barberà del Vallès presentado por Francisco José Gil.



El cuadro de mando de la policía local surge, inicialmente, para dar una solución ágil a las necesidades de información de la reunión periódica trimestral de la Junta de Seguridad, evolucionando posteriormente a hacia una herramienta de análisis de información de la propia policía local, y a ofrecer datos a otras áreas o secciones del Ayuntamiento para responder a sus consultas periódicas.

El proyecto

Actualmente incluye información para la Junta de Seguridad y de Tránsito (Denuncias y retirada de vehículos), y está en desarrollo la parte de Accidentes y Robos.

El proyecto nace de la necesidad expresada por la propia Policía Local y después de analizar los requisitos de información se preparó un Cuadro de Mando "Borrador" sobre el que se realizaron las modificaciones finales.



Para la creación del cuadro de mando no ha sido necesario realizar ningún tipo de Datamart previo, accediendo directamente a la base de datos de EuroCop en Oracle, "lo que ha permitido desarrollarlo en un tiempo récord y con una gran flexibilidad".

Beneficios

El primer beneficio que ha aportado es el ahorro de tiempo puesto que el informe de la junta de Seguridad había que generarlo cada trimestre lo que suponía la dedicación de una persona durante un par de semanas cada vez y ahora está siempre actualizado y se puede consultar en cualquier momento.

En este sentido, también ha supuesto un ahorro de tiempo el atender a las necesidades de información de otros departamentos. Al tener toda la información permanentemente actualizada, para responder a las preguntas, sólo hay que mirar el informe concreto que, en algunos casos, se pone a disposición del departamento solicitante para que pueda consultarlo cuando lo requiera.

El segundo gran beneficio es el cambio de enfoque en las tareas administrativas, de manera que, a raíz de éste proyecto, todo el esfuerzo se centra en mantener EuroCop al día y con datos fiables, ya que son los propios agentes los que se dan cuenta de la necesidad de que el dato introducido sea correcto para que cuando consultan la información los informes sean válidos.



Francisco José Gil comentó que "también ha cambiado la forma de trabajar de la propia Junta de Seguridad" que han pasado de comentar los diferentes aspectos sobre informes en papel, a disponer de un Dashboard on-line donde enfocan los puntos claves (aquello que ha variado respecto del trimestre anterior) y desde allí mismo, entran al informe concreto que les permite ver la información que quieren analizar.


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Cuadros de mando de Servicios Sociales

La tercera ponencia del Workshop de Business Intelligence en la Administración Local estuvo a cargo de Isabel Escorza del Ajuntament del Prat que comenzó haciendo un repaso a los diferentes proyectos que han abordado.



En este sentido destacó que, para uso interno, ya se han hecho Dashboards para Actividades de verano, Actividades culturales y Consulta de donaciones, además del cuadro de Servicios Sociales, mientras que en abierto para el ciudadano, se han realizado los Dashboards de Elecciones en tiempo real, Mociones y Transparencia de Contratación Pública.

Proyecto de Servicios Sociales

El sistema de expedientes de Servicios Sociales del Ajuntament del Prat está desarrollado sobre AUPAC del Grupo Meana y, en una primera fase, da soporte a la definición de Familia, los servicios recibidos por cada uno de los miembros, ayudas económicas recibidas, intervenciones, diagnósticos y documentación.

Se hizo énfasis en que todo el reporting de la aplicación se ha realizado directamente con Atlas SBI por la facilidad de diseño y las posibilidades de filtrado, análisis descendente y dinamismo que ofrece al usuario.



Además del reporting tradicional actualizado y dinámico, se han definido una serie de Dashboards que permiten tener una visión sintética y completa de la situación de: Expedientes, Servicios realizados sobre los expedientes, Registro y Apoyos económicos.



Los principales indicadores definidos han sido:
  • Número de personas, 
  • Número de personas únicas atendidas.
  • Número de servicios
  • Número de expedientes abiertos
Todos los Dashboards y Tablas dinámicas creadas permiten el análisis descendente o Drill-down, de forma que desde cualquier gráfico o tablas se puede ver qué información está agregando, llegando hasta el detalle necesario del expediente, miembro de la familia o servicio.



Beneficios

Uno de los principales beneficios ha sido poder proporcionar al usuario capacidad de análisis para identificar si se está siendo eficiente, en el sentido de poder maximizar los recursos para poder ayudar a quien más lo necesita.

Otro beneficio inesperado ha sido el poder romper paradigmas pre-establecidos. El análisis de datos reales ha permitido reflejar situaciones que en un principio parecían diferentes, lo cual ha permitido explicar mejor qué se está haciendo y enfocar mejor los esfuerzos.

Además de estos beneficios, la rápida implantación de los Documentos analíticos a supuesto un ahorro de tiempo tanto en el desarrollo de informes como en el cálculo de los indicadores, permitiendo al usuario enfocarse más en la gestión.


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